Федеральный закон "О электронной подписи" регламентирует применение электронных подписей в ходе совершения юридически значимых актов. Машиночитаемая доверенность (МЧД) представляет собой документ в электронном формате (в формате XML), подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) доверителя.
Для использования МЧД требуется получить соответствующий сертификат физического лица – уполномоченного сотрудника организации, ответственного за подписание электронных документов от имени организации. В электронном сертификате физического лица содержатся лишь персональные данные сотрудника, без упоминания реквизитов организации.
Каждый регулирующий орган устанавливает свои стандарты МЧД для обмена электронными документами и представления отчетности. В случае отсутствия установленного формата для передачи отчетности в государственный орган можно воспользоваться единым форматом (003), разработанным Минцифрой.
С 1 марта 2024 года вступает в силу использование МЧД для представления отчетности в ФНС
В соответствии с Федеральным законом от 31.07.2023 №389-ФЗ, с 1 марта 2024 года компании и индивидуальные предприниматели, чья среднесписочная численность работников за предыдущий год превышает 100 человек, а также налогоплательщики, обязанные представлять налоговую отчетность исключительно в электронном формате согласно п.3 ст.80 НК РФ, переходят на обязательное использование машиночитаемых доверенностей при представлении отчетности через сотрудников или третьих лиц.
В соответствии с новыми правилами, обязательное использование машиночитаемых доверенностей распространяется на документы, созданные и выданные после 1 марта 2024 года. Документы, оформленные до этой даты, могут быть использованы для представления налоговой отчетности в электронной форме до истечения срока их действия в соответствии с письмом ФНС от 18.10.2023 №ЗГ-3-26/13425.
С 11 марта 2024 года вступает в силу использование МЧД для представления отчетности в СФР
С 11 марта 2024 года СФР перестал принимать бумажные доверенности. Согласно закону, чтобы представить документы в электронном виде, нужно использовать МЧД.
Представление электронных документов на портале СФР на основе бумажных доверенностей, сделанных после 11 марта 2024 года, запрещено. Бумажные доверенности, сделанные до этой даты, будут действовать до 1 мая 2024 года для сервиса ЭЛН и до 1 июля 2024 года для других форм СФР.
Переход на использование МЧД не касается страхователей, которые представляют отчетность в СФР самостоятельно и без доверенных лиц, а также тех, кто сдает отчетность в СФР только на бумаге (если число сотрудников менее 10 человек).
Настройка МЧД в 1С
Чтобы подготовить МЧД для представления отчетности, можно воспользоваться сервисом 1С-Отчетность. В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8", редакция 3, предусмотрена возможность создания МЧД для ФНС, СФР и единого формата 003, а также соответствующих заявлений и уведомлений.
Создать МЧД можно несколькими путями, мы рассмотрим их поочерёдно в этой статье. Начнём с сервиса 1С:Отчётность, нам потребуется перейти в «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность»
Далее нам потребуется зайти вкладку «Уведомления» → «Создать» и в открывшемся окне найти папку «МЧД» в которой потребуется выбрать нужный отчёт. Такой подход нужен если требуется создать с нуля МЧД.
Также можно загрузить МЧД с вашего компьютера, для этого потребуется нажать на кнопку «Загрузить» → «МЧД» → «Машиночитаемая доверенность (ФНС)». Такая схема потребуется в том случае когда у вас есть загруженный файл МЧД на ПК.
Теперь рассмотрим вариант создания МЧД через карточку организации. Для этого нам потребуется зайти вкладку «Настройки» → «Организации» и выбрать нужную организацию.
Далее нам потребуется в карточке организации перейти в «ЭДО» → нажать на гиперссылку напротив «Электронный документооборот с СФР (Бывш. ФСС)» после чего откроется окно в котором нужно поставить флажок напротив «Использовать электронный документооборот С СФР» , также потребуется сертификат страхования, а в строке «Доверенность» потребуется выбрать «Показать все»
После проведенных действий у нас откроется новое окно в котором уже можно создать или загрузить МЧД.
