Общие справочные данные и параметры учета
Организационная структура предприятия (список организаций) переносится в редакцию 3.0 без каких-либо изменений. Она доступна на следующем шаге помощника, а также в разделе «Настройка».
Если учет ведется по единственной организации, то при работе в редакции 3.0 (при вводе документов и т.п.), нет необходимости явно указывать в них организацию. Поле для указания организации не показывается в формах. При добавлении в программу сведений о второй организации поле автоматически начинает отображаться во всех формах, где требуется выбор организации, и становится возможным просмотреть список организаций.
Карточка организации и принцип хранения части сведений об организации претерпели некоторые изменения. Часть параметров учета, которые в редакции 2.5 доступны по ссылке «Параметры учета» рабочего стола, теперь редактируются из соответствующей закладки карточки.
Остальные параметры и настройки, общие для всех организаций, доступны на следующих шагах помощника, а также в разделе «Настройка».
Параметры и настройки претерпели изменения. В процессе переноса производится автоматическая настройка программы путем анализа переносимых данных. Например, если оплата за работу в ночные часы не использовалась, то такая возможность не будет включена в редакции 3.0.
Структура каждой организации (список подразделений) переносится также без изменений. При этом карточка подразделения и принцип хранения части сведений о подразделении претерпели некоторые изменения.
В настройках расчета зарплаты редакции 3.0 предусмотрена новая настройка «Расчет и выплаты зарплаты выполняется по организации в целом». Если она установлена, то в документах отсутствует поле для их заполнения по указанному подразделению.
Список должностей переносится не весь. Переносятся только те должности, которые используются в переносимых кадровых данных. Другими словами, если в редакции 2.5 в справочнике присутствуют нигде не используемые должности, они перенесены не будут. Карточка должности и принцип хранения части сведений о должности претерпели некоторые изменения. Состав сведений, доступных для редактирования в карточке должности, зависит от установленных настроек программы.
В редакции 3.0 имеется возможность использовать несколько разных производственных календарей. По умолчанию используется общегосударственный календарь, праздничные дни и переносы выходных дней в котором заполнены согласно федеральному законодательству. Если в редакции 2.5 в производственном календаре устанавливались региональные праздники, то после переноса можно добавить свой региональный календарь и использовать его при заполнении графиков работы.
Графики работы сотрудников переносятся в полном составе, переносятся все их настройки. Настройки графиков претерпели изменения, их состав зависит от установленных настроек программы.
Перечень используемых в программе классификаторов (стран мира, специальностей и т.п.) не изменился. Часть классификаторов в редакции 3.0 поставляется уже полностью сформированными, без возможности редактирования. При переносе элементы таких классификаторов сопоставляются по коду. Те классификаторы, которые поставляются незаполненными, и предполагается их заполнение пользователем, заполняются при переносе только теми элементами, которые встречаются в переносимых учетных данных. Производственные календари, графики и классификаторы доступны в разделе «Настройка».
Перечень начислений и удержаний
В редакции 3.0 два списка начислений (основные и дополнительные) объединены в один. Поэтому при переносе основные и дополнительные начисления переносятся в один список. При этом начисления и удержания переносят не все, а только те, которые:
- использовались, т.е. которые упоминаются в переносимых учетных данных;
- имеют регламентированный способ расчета.
В редакции 3.0, как и в 2.5, предусмотрен ряд поставляемых (предопределенных) начислений. Отличие состоит в том, что полный их перечень доступен не всегда. Некоторые начисления становятся доступны только тогда, когда при настройке программы выбрана соответствующая возможность. Другое отличие состоит в том, что в редакции 3.0 может использоваться одно поставляемое начисление, которое «покрывает» расчеты по нескольким однотипным начислениям редакции 2.5, например, оплата простоев («Оплата простоя по независящим от работодателя причинам» вместо «Оплата простоя от оклада по дням», «Оплата простоя по часовому тарифу» и т.д.).
При переносе начисления сопоставляются с предусмотренными в редакции 3.0. Если соответствие находится, то после переноса взамен начисления (или нескольких начислений) из редакции 2.5 в редакции 3.0 используется собственное начисление. Если такому начислению соответствует настройка в редакции 3.0, то она автоматически включается. Сопоставление производится по ряду признаков, таких как предопределенность начисления, установленный для него способ расчета. Например, предопределенному начислению редакции 2.5 «Оклад по дням» в редакции 3.0 соответствует поставляемое начисление «Оплата по окладу». После переноса в редакции 3.0 будет использоваться именно оно.
Также отличие в составе начислений может быть связано с тем, что некоторые суммы в редакции 3.0 можно начислять специализированными документами без привязки к виду начисления. Например, оплата по договорам гражданско-правового характера. Добавлять подобные начисления в список начислений после переноса в общем случае необходимости нет. Для их регистрации можно пользоваться специально предусмотренными для этого средствами.
Некоторые начисления могли быть созданы вручную в редакции 2.5 с использованием произвольных формул. Такие начисления не переносятся. После переноса данных их следует настроить с учетом возможностей новой редакции. Для задействования некоторых начислений достаточно включить соответствующую новую настройку (например, для доплаты за совмещение).
Удержание переносятся аналогично начислениям. Списки начислений и удержаний доступны в разделе «Настройка». Принцип настройки начислений и удержаний, показателей для их расчета в редакции 3.0 претерпел значительные изменения. Например, для начислений, тарифная ставка которых в редакции 2.5 задавалась тарифным разрядом, в редакции 3.0 задается непосредственно суммой. Рекомендуется после переноса проверить корректность настроек начислений.
Сотрудники
Принцип занесения в программу сведений о сотрудниках не претерпел существенных изменений. Кадровый учет и расчет зарплаты ведется по сотрудникам, при этом персональная информация хранится в отдельном справочнике физических лиц. Из важных отличий можно выделить:
- если с одним и тем же сотрудником заключены договоры разных видов (трудовой и гражданско-правового характера), то нет необходимости отражать это в программе с помощью двух элементов справочника сотрудников. Однако при переносе сотрудники переносятся «как есть», объединение таких элементов не производится;
- вид занятости (основное место работы или совместительство) указывается не в карточке сотрудника, а в кадровых документах;
- в карточке сотрудника теперь не указывается и не хранится информация об условиях трудового договора, которая использовалась лишь для заполнения приказа о приеме;
- в справочник физических лиц можно заносить сторонних лиц и регистрировать выплачиваемые им доходы специализированным документом.
Список сотрудников переносится не весь. Переносятся только те сотрудники, которые работали на дату начала месяца эксплуатации. Список физических лиц переносится полностью.
Карточка сотрудника и принцип хранения части сведений о нем претерпели некоторые изменения. Проверить состав и полноту переноса данных можно непосредственно из списка сотрудников, просматривая карточки.
Список сотрудников доступен в разделе «Кадры». В карточке сотрудника некоторые личные и прочие данные редактируются по специальным ссылкам. По ним можно проверить, например, корректно ли указано право на вычеты по НДФЛ и т.п.
Также для проверки некоторых данных можно воспользоваться различными кадровыми отчетами, которые доступны по одноименной ссылке раздела «Кадры».
Штатное расписание, кадровая история, сведения о плановых начислениях
Штатное расписание не переносится, но формируется по фактической кадровой расстановке на момент переноса (если выбрана возможность его ведения). Оно доступно в разделе «Кадры». После переноса рекомендуется его проверить и при необходимости:
- ввести вакантные позиции;
- дозаполнить состав плановых начислений – это облегчит последующее дозаполнение штатной расстановки.
Данные для расчета среднего заработка
Данные для расчета среднего заработка технически переносятся в документ «Перенос данных», но пользователю доступны в так называемом калькуляторе непосредственно в документах, где его требуется рассчитывать (отпуска, больничные листы и т. п.).
Данные для расчета НДФЛ, страховых взносов и формирования отчетности
Перенесенные данные учета НДФЛ и страховых взносов в текущем году (если эксплуатация начинается не с января) также технически переносятся в документ «Перенос данных». Их можно проверить с помощью аналитических отчетов по НДФЛ и взносам, либо с помощью соответствующих карточек персонально по каждому сотруднику.
Отчеты доступны в разделе «Налоги и взносы» по ссылке «Отчеты по налогам и взносам», соответственно. Также рекомендуется сформировать регламентированную отчетность (4-ФСС, РСВ-1, справки 2-НДФЛ).
Остатки взаиморасчетов
По состоянию взаиморасчетов с сотрудниками на начало месяца переноса формируется документ «Начальная задолженность по зарплате» (раздел «Выплаты»).
Обращаем внимание, что в редакции 3.0 изменен принцип ведения взаиморасчетов с сотрудниками. Выплаченные суммы теперь не учитываются по фактической дате выплаты, а только по месяцу начисления.
