Как сформировать справку 2-НДФЛ в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия

Справка 2-НДФЛ — это важный документ, который используется для подтверждения доходов физического лица. Она выдается сотрудникам при увольнении, так как на новом месте работы требуют такие данные для учета налогов. Кроме того, справка может понадобиться в других ситуациях, например, при оформлении кредита в банке.

Для формирования этой справки многие организации используют программы 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия предприятия. Эти программы позволяют не только автоматически заполнять справки, но и распечатывать их в нужном формате. Рассмотрим пошаговые инструкции для каждой из конфигураций.

Формирование справки 2-НДФЛ в 1С:ЗУП

Типы справок, доступные в программе

В 1С:ЗУП можно формировать два вида справок:

Справки для сотрудников. Такие документы содержат информацию о доходах сотрудника и обычно выдаются для личных целей, например, для представления на новое место работы.

Справки для передачи в ИФНС. Эти документы создаются для отчетности перед налоговым органом, включая реестры справок, выгружаемые на электронные носители.

Пошаговая инструкция по формированию справки для сотрудников

Выбор раздела и создание документа. Зайдите в меню «Налоги и взносы» и выберите пункт «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников». В открывшемся списке справок нажмите кнопку «Создать».

Заполнение реквизитов. В форме справки обязательные поля выделены красным пунктиром. Заполните следующие данные:

Организацию.

Сотрудника.

Год, за который нужно предоставить информацию.

Автозаполнение документа. После ввода данных нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически сформирует документ с учетом налоговых данных сотрудника.

Выбор формата справки. В поле «Формировать» выберите нужный вариант:

В разрезе ОКАТО/КПП и ставок налога. Этот формат удобен, если у организации несколько подразделений.

Сводный формат. Используется для упрощенной печати.

Редактирование личных данных. Если необходимо, перейдите на вкладку «Личные данные» и внесите изменения. Программа предупредит, если данные отличаются от ранее введенных, но документ можно будет провести.

Формирование справки для ИФНС

Для создания справки 2-НДФЛ для налогового органа следуйте этим шагам:

Зайдите в пункт «2-НДФЛ для передачи в ИФНС» в разделе «Налоги и взносы».

Нажмите «Создать» и заполните обязательные реквизиты.

Нажмите кнопку «Заполнить». В отличие от справок для сотрудников, программа автоматически сформирует список сотрудников, а не отдельные справки. Это связано с требованиями отчетности перед ИФНС.

Для печати используйте кнопку «Печать», где можно выбрать нужные формы, включая реестр справок.

Если необходимо выгрузить данные на электронный носитель, воспользуйтесь кнопкой «Выгрузить». Для отправки через интернет требуется настроенная система передачи отчетности.

После подтверждения принятия справок налоговым органом установите флажок «Справки приняты в налоговый орган и архивированы», чтобы отметить их обработку.

Формирование справки 2-НДФЛ в 1С:Бухгалтерия

Процесс формирования справок 2-НДФЛ в программе 1С:Бухгалтерия во многом схож с описанным выше процессом для ЗУП. Это связано с тем, что модули для формирования справок разработаны на основе единого подхода.

Формирование справки для сотрудников

Зайдите в раздел «Зарплата и кадры» и выберите пункт «2-НДФЛ для сотрудников».

Создайте новую справку, заполнив организацию, сотрудника и год.

Используйте кнопку «Заполнить», чтобы автоматически добавить данные.

Отредактируйте личные данные сотрудника, если это необходимо.

Нажмите кнопку «Печать» для получения готового документа.

Формирование справки для ИФНС

Алгоритм действий полностью идентичен процессу в 1С:ЗУП:

Зайдите в раздел «2-НДФЛ для передачи в ИФНС».

Создайте документ, заполните реквизиты, сформируйте список сотрудников и реестр справок.

Для печати и выгрузки используйте соответствующие кнопки.

Заключение

Программы 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия значительно упрощают процесс формирования справок 2-НДФЛ. Благодаря встроенным алгоритмам автозаполнения пользователи могут быстро создавать корректные документы для сотрудников и налогового органа.

Для успешной работы с данными инструментами важно правильно заполнять реквизиты и следовать пошаговым инструкциям. Это позволит минимизировать ошибки и обеспечить соблюдение налоговых требований.