Автоматизация работы с первичной документацией: решение от 1С
Современный бизнес сталкивается с огромными объемами первичной документации, обработка которой требует значительных временных и трудовых затрат. Рутинные задачи, такие как внесение данных из бумажных носителей в учетные системы, проверка информации и сортировка документов, отнимают много времени, которое можно было бы использовать на более важные задачи. Решением этой проблемы является продукт «1С:Распознавание первичных документов» (1С:РПД), разработанный для автоматизации процесса обработки документов.
Преимущества 1С:РПД
Основная задача 1С:РПД – преобразование бумажных документов в электронные записи, которые автоматически интегрируются в базы данных 1С. Программа предлагает ряд преимуществ, которые делают ее незаменимым инструментом для бухгалтеров и специалистов по документообороту.
С 1С:РПД можно забыть о долгих часах ручного ввода данных. Программа позволяет быстро вносить многостраничные документы, такие как счета, накладные или акты, прямо в систему 1С. Достаточно загрузить отсканированный документ или его фотографию, а остальное сделает автоматизация.
Программа полностью интегрирована в интерфейс 1С, что позволяет сотрудникам работать в привычной среде без необходимости изучать дополнительные приложения. 1С:РПД поддерживает разнообразные форматы файлов (pdf, jpg, png, tiff и другие), что делает загрузку документов максимально удобной.
1С:РПД не только распознает данные из документа, но и анализирует их, сопоставляя с существующими объектами базы 1С. Если система обнаруживает несоответствие или сомневается в точности данных, она подчеркивает их красным цветом, чтобы пользователь мог быстро выявить и исправить ошибки.
Основные функциональные возможности
Программа эффективно идентифицирует поставщиков, покупателей, номенклатуру и другие параметры, автоматически связывая их с объектами базы данных. Более того, если номенклатура в документах поставщика отличается от той, что используется покупателем, система запоминает выбор пользователя, что значительно упрощает последующую работу.
Большое количество документов теперь можно обрабатывать не по одному, а пачками. Сканеры и мобильные приложения, такие как «1С:Сканер документов», позволяют быстро оцифровывать бумаги и загружать их в систему. Программа автоматически разбивает полученные файлы на комплекты документов, что особенно удобно для больших объемов.
Для удобства учета 1С:РПД объединяет документы, связанные с одной хозяйственной операцией, в комплекты. Например, накладные и счета-фактуры будут обработаны совместно. Если часть данных уже есть в базе, система дополнит комплект недостающими элементами, а к существующим записям прикрепит соответствующие сканы.
При работе с кассовыми чеками программа сверяет данные из QR-кода с информацией, доступной в базе Федеральной налоговой службы (ФНС). Это упрощает создание авансовых отчетов, путевых листов и других документов.
Если в учетной базе 1С уже есть документ, система может автоматически прикрепить к нему скан, избегая необходимости ручной обработки.
Этапы работы с 1С:РПД
Чтобы внедрить документы в базу, нужно выполнить всего три шага:
Преимущества для бизнеса
Использование 1С:РПД помогает компаниям:
Заключение
«1С:Распознавание первичных документов» – это современное решение, которое позволяет бизнесу сократить затраты времени и ресурсов на обработку первичной документации. Автоматизация рутинных процессов повышает эффективность работы бухгалтеров, снижает вероятность ошибок и делает документооборот удобным и прозрачным.