Всё про онлайн-кассы в соответствии с 54-ФЗ

Онлайн-кассы, или контрольно-кассовая техника, — это кассовые аппараты нового образца, оснащённые фискальными накопителями. ККТ подключается к интернету и передаёт данные в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД). Это помогает контролирующим органам отслеживать уплату налогов, упрощает налоговые проверки и делает процесс торговли и предоставления услуг более прозрачным для потребителей.

Зачем нужна онлайн-касса?

Новые кассовые аппараты отличаются появлением фискального накопителя вместо ЭКЛЗ и возможностью подключения к интернету для передачи данных. В фискальный накопитель записывается вся информация о чеках, которая затем отправляется в Федеральную налоговую службу. На каждом чеке, выданном онлайн-ККТ, отображаются данные о проданном товаре и об организации или индивидуальном предпринимателе. Каждый чек содержит QR-код, покупатель может при желании считать его с помощью специального мобильного приложения, которое покажет информацию о конкретном чеке и всех сделанных покупках. Кроме того, покупатель может получить чек в СМС-сообщении и на сайте ОФД.

Как работает онлайн-касса?

При переходе на кассу нового образца владелец сначала покупает её, заключает договор с ОФД, регистрирует ККТ в ФНС и подключает её к интернету, затем регистрирует у оператора фискальных данных.

При работе с онлайн-кассой каждый чек отправляется ОФД, касса получает от него подтверждение получения чека. Продавец высылает покупателю электронный чек на электронную почту или в виде ссылки в СМС-сообщении. Если покупатель по каким-то причинам не предоставил номер телефона и электронный адрес, он получает бумажный чек. После закрытия смены онлайн-ККТ создаёт отчёт с количеством отправленных чеков и не дошедших до ОФД документов. Оператор фискальных данных получает электронную копию отчёта.

В чем отличие новых касс от старых?

• для регистрации онлайн-кассы её владельцу не обязательно посещать ФНС, он просто заполняет электронное заявление, подписывает его электронной подписью и направляет в ведомство;
• ФНС получает информацию о расчётах через оператора фискальных данных, с которым владелец кассы должен обязательно заключить договор. Ранее владельцы кассовых аппаратов передавали отчёты непосредственно в налоговую службу;
• покупателю выдаётся электронный чек. С переходом на онлайн-кассы все покупатели стали получать электронные чеки при покупках через интернет. При расчёте вне интернета покупатели получают бумажный чек, а электронный — по желанию;
• договор с ЦТО при работе с онлайн-кассой становится не обязательным.

Важное отличие касс нового образца заключается в необходимости использования электронной подписи. Она понадобится при регистрации и снятии с учета онлайн-кассы в налоговой службе, при замене фискального накопителя, а также при заключении и расторжении договора с оператором фискальных данных. Сертификаты электронной подписи для работы с онлайн-кассами и ОФД выдают аккредитованные удостоверяющие центры.

Что такое ОФД?

ОФД — это оператор фискальных данных, организация, выполняющая роль посредника при передаче информации от онлайн-кассы в ФНС.

К задачам ОФД относятся:

• передача данных о чеках в ФНС;
• обеспечение онлайн-доступа налоговой службы к фискальным данным;
• хранение фискальных данных и их защита от внесения изменений;
• предоставление покупателям возможности получения электронного чека.

ОФД работают на основе разрешения на обработку фискальных данных от ФНС России по строго формализованной технологии, используя электронной подписью. Это в основном федеральные компании с серьезным имиджем на ИТ-рынке. На сегодняшний день зарегистрировано уже 19 операторов фискальных данных, охватывающих покрытием своих представительств и услуг всю страну.

Какие бывают онлайн-кассы?

По формату кассовые аппараты можно разделить на четыре группы:

1. Стационарные кассовые аппараты предназначены для постоянного использования на одном рабочем месте. Такие устройства стоят в магазинах и супермаркетах, салонах красоты и офисах продаж.
2. Мобильные, или переносные онлайн-кассы. Нужны в службах такси, курьерской доставки, выездной торговли или при оказании услуг на месте.
3. Онлайн-кассы для вендинговых автоматов устанавливаются внутри устройств по продаже кофе, напитков, чипсов, шоколада и другой продукции.
4. Онлайн-кассы для интернет-магазинов.

По категориям кассовые аппараты делятся на:

• Фискальные регистраторы — это онлайн-кассы, которые управляются внешней кассовой программой. Грубо говоря — принтер для печати чеков, который не только печатает, но и отправляет эти чеки в налоговую через ОФД. Это и есть фискальный регистратор. Работают с устройством, на котором есть кассовая программа. Они умеют печатать и отправлять чеки по 54-ФЗ с помощью фискального накопителя. Но сигнал о любых действиях фискальному регистратору посылает кассовая программа, которая установлена на компьютере, ноутбуке или другом устройстве.
• Автономные кассы (микробизнес) – кнопочная касса, которая не требует подключения к компьютеру, работает от аккумулятора и имеет встроенный модем. В отличие от фискальных регистраторов у нее есть экран и кнопки - можно выполнять все кассовые операции. Имеет ограничения по функционалу. Подходит только тем, у кого мало товарных позиций, которые не обновляются, и у кого мало расчётов с покупателями. Нельзя наладить учёт товаров, работать с бухгалтерскими программами.
• Моноблоки (средний бизнес, сфера услуг) – в эти кассы встроены принтер чеков, кассовая программа, экран кассира, клавиши или сенсорный экран. Все операции можно выполнять с них — компьютер не обязателен. Поэтому такие устройства — полноценное рабочее место кассира.
• POS-системы (крупные и очень крупные торговые предприятия) (POS - Point of Sale) – это программно-аппаратный комплекс, функционирующий на базе фискального регистратора; за POS-системой закреплен типичный набор кассовых функций: учет и отпуск товара, прием и выдача денег, аннулирование факта покупки и др. Обычно составными частями POS-системы называют POS-компьютер, POS-монитор, чековый принтер, фискальный регистратор, POS-клавиатуру, дисплей покупателя, денежный ящик, считыватель магнитных, штриховых и иных видов карт. Высокопроизводительная система для обслуживания большого числа клиентов в крупных магазинах. Как правило, работает в связке с общими торговыми серверами торгового предприятия, для обеспечения оперативного контроля и учета всех хозяйственных операций.

Кто и когда должен перейти на онлайн-кассы?

Переход бизнеса на онлайн-кассы проводится в несколько этапов, первый этап начался в июле 2017 года со вступления в силу нового порядка применения ККТ.

С 1 июля 2017 года на онлайн-кассы перешли все организации и индивидуальные предприниматели, за исключением:

1. тех, кто был вправе не использовать ККТ до введения нового порядка, в том числе:
   • применяющие систему налогообложения в виде единого налога на вменённый доход (ЕНВД) и патентную систему налогообложения (ПСН);
   • оказывающие услуги населению;
   • осуществляющие расчёты с использованием электронных средств платежа (кроме платёжных карт);
2. осуществляющих торговлю с использованием торговых автоматов.

С 1 июля 2018 года на онлайн-кассы перешли организации и индивидуальные предприниматели:

1. применяющие систему ЕНВД и ПСН в сфере розничной торговли (включая торговлю алкоголем) и общепита ((изготовление кулинарной продукции и (или) кондитерских изделий, создание условий для потребления и (или) реализации готовой кулинарной продукции, кондитерских изделий и (или) покупных товаров), включая торговлю алкоголем), кроме индивидуальных предпринимателей без наёмных работников;
2. осуществляющие расчёты с использованием электронных средств платежа;
3. с наёмными работниками, осуществляющие торговлю с использованием торговых автоматов, если автомат подключен к сети или работает от батареи.

С 1 июля 2019 года на онлайн-кассы перешли все организации и индивидуальные предприниматели, в том числе:

1. организации и индивидуальные предприниматели на ЕНВД вне сферы розничной торговли и общепита, в том числе предоставляющие:
   • бытовые услуги;
   • ветеринарные услуги;
   • услуги по ремонту, техобслуживанию и мойке автомототранспортных средств (кроме услуг по гарантийному ремонту и обслуживанию, а также заправке и хранению);
   • услуги по предоставлению во временное владение мест для стоянки автомототранспортных средств, по хранению автомототранспортных средств на платных стоянках;
   • услуги по перевозке пассажиров и грузов (только автобусы любых типов, легковые и грузовые автомобили);
   • услуги по распространению наружной рекламы с использованием рекламных конструкций;
   • услуги по временному размещению и проживанию (общая площадь помещений для временного размещения и проживания не более 500 квадратных метров);
   • услуги по передаче во временное владение и (или) в пользование торговых мест (прилавки, столы, лотки), земельных участков для размещения объектов стационарной и нестационарной торговой сети, а также объектов организации общественного питания;
   • услуги по размещению рекламы с использованием транспортных средств.
2. индивидуальные предприниматели на ПСН вне сферы розничной торговли и общепита, в том числе:
   • предоставляющие парикмахерские и косметические услуги;
   • предоставляющие услуги по ремонту и техническому обслуживанию бытовой радиоаппаратуры бытовых машин и приборов, часов, изготовлению металлоизделий;
   • предоставляющие услуги по техническому обслуживанию и ремонту авто- и мототранспортных средств, машин и оборудования;
   • предоставляющие услуги по перевозке пассажиров и грузов автомобильным транспортом;
   • предоставляющие ветеринарные услуги;
   • занимающиеся проведением занятий по физической культуре и спорту;
   • занимающиеся перевозкой пассажиров и грузов водным транспортом;
   • занимающиеся охотой и ведением охотничьего хозяйства;
   • осуществляющие медицинскую или фармацевтическую деятельность по лицензии;
   • предоставляющие услуги по прокату;
   • осуществляющие производство молочной продукции;
   • занимающиеся товарным и спортивным рыболовством и рыбоводством;
   • осуществляющие ремонт компьютеров и коммуникационного оборудования;
3. индивидуальные предприниматели на ЕНВД И ПСН в сфере розничной торговли и общепита без наёмных работников, а именно:
   • занимающиеся розничной торговлей через объекты стационарной торговой сети с площадью торгового зала не более 50 квадратных метров по каждому объекту организации торговли (включая торговлю алкоголем, торговлю с использование торгового автомата, если такой автомат подключён к сети или работает от батареи);
   • занимающиеся розничной торговлей через объекты стационарной торговой сети, не имеющие торговых залов, а также через объекты нестационарной торговой сети (включая торговлю алкоголем, торговлю с использование торгового автомата, если такой автомат подключён к сети или работает от батареи);
   • предоставляющие услуги общественного питания через объекты организации общественного питания с площадью зала обслуживания посетителей не более 50 квадратных метров по каждому объекту организации общественного питания (включая торговлю алкоголем);
   • предоставляющие услуги общественного питания через объекты организации общественного питания, не имеющие зала обслуживания посетителей (включая торговлю алкоголем);
4. организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги населению (кроме услуг общественного питания) на ОСН, УСН;
5. организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие безналичные расчёты с физическими лицами;
6. индивидуальные предприниматели без наёмных работников, осуществляющие торговлю с использованием торговых автоматов.

Для кого отложили применение онлайн-кассы?

Новый закон № 129 о внесении поправок в ФЗ № 54 дает большое количество послаблений и льгот для разных категорий предпринимателей и некоторых сфер некоммерческой деятельности.

Преференция распространяется на ИП, работающих в одиночку (или привлекающих наемный персонал на разовые работы без заключения трудовых договоров) в следующих отраслях:

1. Оказание платных услуг населению: репетиторы, массажисты, парикмахеры, экскурсоводы, юристы, бухгалтеры, программисты и т. д. (на своей территории или с выездом на дом клиента).
2. Выполнение работ: специалисты по ремонту помещений и мебели, реставраторы, «мастера на час», автослесари, швеи и другие частники, работающие на себя.
3. Реализация собственноручно изготовленных товаров: продажа домашней выпечки, авторских картин, самодельных сувениров, дизайнерских украшений и других изделий handmade.

Важно учесть, что для всех вышеперечисленных категорий ИП отмена онлайн-кассы до 2021 года действует при отсутствии официально трудоустроенных сотрудников. После приема на работу хотя бы одного человека предприниматель обязан подключить и поставить кассу на учет в ИФНС в течение 30 дней.

Кому полностью отменили ККТ?

Новый нормативный правовой акт предусматривает полную отмену онлайн-касс и освобождение от выдачи чеков для некоторых категорий микробизнеса:

• Розничная торговля бахилами через механические торговые автоматы и другими способами. Ранее эта льгота относилась к реализации газет и журналов в киосках, кваса и молока из автоцистерн, к изготовлению ключей и другим видам деятельности, перечисленным в п. 2 ст. 2 54-ФЗ.
• Продажа билетов в театры. Доступно тем, кто распространяет их с рук и лотка. При реализации через интернет необходимо отправлять клиенту электронный чек.
• Сдача в аренду частными предпринимателями помещений и машиномест, принадлежащих им на праве собственности.

Перечисленные субъекты получат право не применять онлайн-ККТ и не выдавать чеки клиентам без каких-либо дополнительных условий.

Какие штрафы предусмотрены за неприменение онлайн-касс?

Как зарегистрировать онлайн-кассу?

Для регистрации онлайн-кассы необходимо:

• Идти в ФНС – Отнести кассу в налоговую и подать заявление на бумаге.
• Через интернет – На сайте nalog.ru. Понадобится КЭП — квалифицированная электронная подпись.
• Обратиться в ЦТО – ККТ зарегистрируют и передадут вам пакет документов. Электронная подпись все равно понадобится.

Если у вас много техники, которую нужно снять с учета, обратитесь в налоговую. Возможно, вам не придется нести все кассы в ФНС. Представители налоговой службы могут сами прибыть в торговую точку при большом объеме перерегистрируемой техники.

Перерегистрация кассы

Основные причины перерегистрации ККМ в Федеральной налоговой службе РФ:

• замена фискального накопителя в связи с выходом из строя или окончанием срока службы;
• заключение соглашения о сотрудничестве с другим оператором фискальных данных;
• смена адреса и места эксплуатации устройства;
• передача аппарата другому пользователю;
• изменение реквизитов собственника ККТ;
• смена режима работы ККМ: с автономного (без обязательного обмена сведениями с ОФД) на предусматривающий передачу данных о кассовых операциях ОФД через интернет или наоборот — переход на автономный режим.

Как перерегистрировать кассу:

• войти в личный кабинет на ресурсе ИФНС;
• выбрать нужное устройство и нажать на его регистрационный код;
• в открывшемся окне активировать иконку «Перерегистрация»;
• выбрать причину выполняемой процедуры;
• указать измененные данные, сведения сформированных кассой отчетов (при замене ФН);
• подписать электронную форму и отправить налоговому инспектору для проверки.

Что такое и как работает фискальный накопитель?

Фискальный накопитель (ФН) – сердце современной онлайн кассы. Именно фискальный накопитель осуществляет передачу информации о пробитых чеках оператору фискальных данных (ОФД) и, далее, в налоговую службу.

ФН пришел на смену ЭКЛЗ, для усовершенствования системы контроля государства за выручкой организаций при продаже товаров (работ, услуг).

Можно отметить, что фискальный накопитель – это как минимум третий механизм в попытке государства усилить контроль за выручкой предприятий.

Первые две ступени контроля - фискальная память и ЭКЛЗ, придуманные как «недоступные внешнему воздействию и, поэтому, гарантирующие достоверность информации о проведенных кассовых операциях» наши «народные умельцы» зачастую обходили, находя способы сброса и корректировки данных.

В отличии от ЭКЛЗ, которая только записывала и хранила данные о продажах в памяти, ФН передает информацию о каждом пробитом чеке в налоговую службу в режиме реального времени. Удалить или откорректировать эту информацию не предоставляется возможным. В новом порядке ФН передает в ОФД отчет об открытии смены (ранее X-отчет) и отчет о закрытии смены (ранее Z-отчет). Также в налоговую будут отправляться все корректирующие документы: чек возврата (расходная операция выдачи денег покупателю в случае возврата товара) и чек коррекции.

Алгоритм работы такой: в момент продажи товара кассир принимает у покупателя деньги и жмет клавишу “оплатить”. В этот момент онлайн-касса формирует чек. Бумажная копия документа распечатывается на принтере и отдается на руки клиенту. Одновременно с этим чек в электронном виде попадает в фискальный накопитель. Здесь он шифруется, помечается фискальным признаком и отправляется оператору фискальных данных — ОФД. Если покупатель потребует, цифровая копия чека отправляется и ему.

ФН — это электронное устройство, выполняющее следующие функции:

• хранение информации. Все фискальные документы хранятся во внутренней памяти накопителя определенное время. Оно зависит от режима налогообложения и типа ФН;
• шифрование данных. Теперь информация кодируется при помощи продвинутых криптографических методов. Что-либо подделать, стереть или скорректировать стало невозможно;
• помечает каждый фискальный документ электронной подписью (ЭП). Это касается кассовых чеков, отчетов об открытии и закрытии смены и других отчетов;
• сохраняет данные в случае отсутствия соединения с интернетом. Если пропала сеть, фискальные документы находятся в памяти устройства на протяжении 30 дней. Когда соединение появляется, данные улетают в облако. Если через 30 дней проблема не устранена, накопитель блокируется.

Физически, накопитель — это электронный чип в опломбированном корпусе. Он подключается к онлайн-кассе при помощи специальных разъемов. В этой плоскости можно отметить большой плюс по сравнению с ЭКЛЗ: ФН вполне можно заменить самостоятельно, не прибегая к услугам специализированных ЦТО. Открыл крышку, демонтировал старое устройство и поставил новое. Не сложнее, чем поменять сим-карту в мобильном телефоне.

Разновидности фискальных накопителей

Устройства делятся на 2 большие группы:

• по сроку действия;
• по формату фискальных документов (кассовых чеков и отчетов).

Есть три разновидности накопителей по сроку действию:

• на 13 месяцев;
• на 15 месяцев;
• на 36 месяцев.

По формату фискальных документов есть всего три формата: 1.0, 1.05 и 1.1. Чем больше цифра после точки, тем больше обязательных реквизитов должно быть в чеке. Например, в чеке формата 1.0 не нужно указывать «Признак прихода расчета», а в 1.1 — обязательно.

Выбор того или иного устройства зависит от той формы налогообложения, которую вы применяете, а также вида деятельности. То есть, купить ФН на 3 года и при этом сэкономить не получится — все строго регламентировано.

Налогоплательщики, применяющие УСН (упрощенка), ЕСХН (единый сельскохозяйственный налог), ЕНВД и индивидуальные предприниматели на патенте, организации, оказывающие услуги населению - применяют фискальный накопитель со сроком действия ключа 36 месяцев. Эта льгота не распространяется на «упрощенцев», осуществляющих торговлю подакцизными товарами. В прочих случаях необходимо применять фискальный накопитель со сроком действия ключа 13 месяцев.

Как и когда менять фискальный накопитель?

Физически, Ваши действия по замене ФН, довольно просты. Однако, кроме физической замены, потребуется ещё несколько действий:

• закройте смену кассового аппарата;
• убедитесь, что нет неотправленных документов;
• сформируйте отчет о закрытии фискального накопителя;
• распечатайте отчет в виде чека. Чек нужно сохранить;
• отключите аппарат от сети;
• откройте отсек для ФН;
• отключите текущий ФН от разъема;
• подключите на его место новый;
• распечатайте отчет об изменении параметров регистрации;
• перерегистрируйте кассовый аппарат в личном кабинете на сайте ФНС с причиной «Замена фискального накопителя»;
• внесите данные о новом ФН в личном кабинете на сайте оператора фискальных данных.

После этого онлайн-касса с новым фискальным накопителем будет готова к работе.

О том, что ФН пора заменить, касса предупредит за 30 дней, затем за 3 дня до окончания действия накопителя или когда он заполнится почти полностью (более чем на 99%).

Использованный ФН по закону нужно хранить в течение 5 лет, причем ответственность за сохранность ФН и данных на нем лежит на организации. Условия хранения ФН – как и для любой электронной техники – минимум влаги, света и перепадов температур.

Законом разрешена самостоятельная установка ФН владельцем кассы. В отличии от замены ЭКЛЗ, которую могли осуществлять только техники ЦТО (центра технического обслуживания контрольно-кассовой техники).

Фискальный накопитель сконструирован таким образом, что помещается в корпусе ККТ, в посадочное место, раннее предназначенное ЭКЛЗ. Разъем у ФН и ЭКЛЗ одинаковый. Но простая замена блока ЭКЛЗ на фискальный накопитель не достаточна. Кассовый аппарат начинает передавать чеки в зашифрованном виде оператору фискальных данных только после изменения программной прошивки электронной платы кассового аппарата, которая содержит новые команды передачи данных с платы на ФН. В новых онлайн кассах все настройки уже сделаны и касса полностью готова к работе по новым правилам.